Любой предприниматель знает, что когда дело доходит до ведения бизнеса, ваша работа никогда не делается. С момента, когда вы проснетесь утром, до момента, когда вы идете спать по ночам, вы беспокоитесь, планируете будущее, но чаще, чем все остальное – вы “тушите пожары”. На самом деле, вы – как пожарный,чувствуете постоянную боевую готовность. Вы всегда готовы ворваться и “потушить” жалобу клиента, потерянный заказ, разногласие между сотрудниками. И, независимо от дня, пожары эти похожи друг на друга.

Лучший способ сохранить свой бизнес от того вреда, которые эти “пожары” наносят, это “отставить огнетушитель в сторону”, после “тушения пожара”, вместо того, чтобы постоянно быть с нм наперевес. Сделайте это, чтобы провести анализ и прекратить каждый из “пожаров” в возможность улучшения.

Интересен опыт Дэйва Линдси, успешного предпринимателя и основателя Defender Direct в Индианаполисе, США. Когда вы боретесь в бизнесе с “огнем”, ваша задача гораздо больше, чем решение проблемы. Задача в том, чтобы остановиться и подумать  – или, как говорит Дэйв, “оставить позади огнетушитель” – чтобы предотвратить подобные проблемы в будущем или сделать их решение намного проще, если таковое понадобится.

Дэйв Линдси является лишь одним из 54 успешных предпринимателей, которые участвовали исследовании профессора Хесса, изучавшего высокий рост частного предпринимательства. Исследование было сделано, чтобы осветить общие проблемы, с которыми сталкиваются предприниматели, того, как они перешли к этапу роста, после того, как пережили начальный этап становления бизнеса. Результаты исследования являются предметом книги Grow to Greatness .

Читайте на советы о том, как сохранить свой бизнес от “пожаров”, свести их к минимуму и как поступать с большинством из них, когда они “возгораются”:

Определить причину пожара.

Как владелец малого бизнеса, вы можете потратить весь свой ​​день, “бегая с огнетушителем в руках” и тушить “пожары”. К сожалению, когда вы, так сказать, являетесь резидентом пожарной охраны в своем бизнесе, вы не успеваете сделать какую-либо работу, например, по долгосрочному планированию вашего бизнеса. Маркетинговые планы для рекламы, новых клиентов, новых инициатив, услуг или продуктов, найма необходимого персонала и т.д., Все это остаётся на обочине.

Вам нужно достаточно времени, чтобы сохранить деловую репутацию, и не так много остается времени на что-то другое. Вот почему так важно определить причину “пожара”, когда он происходит. Когда вы уделяете время тому, чтобы действительно разобраться, почему начался пожар, причину гораздо легче исправить. Это также позволяет поставить “правильный огнетушитель” на правильном месте, чтобы быть уверенным, что “огонь” можно быстро потушить, если он когда-нибудь всплывает снова.

После того, как огонь погаснет, распределите процессы по местам.

Как мы говорили выше, после того как вы потушили пожар, скажем, с жалобой клиента или работой сотрудника, который неоднократно нарушает правила, и определили причину “пожара”, необходимо оставить процесс позади, чтобы предотвратить проблемы, способные возникнуть в будущем. Или, если это произойдет, то предоставить сотрудникам “огнетушители”, так чтобы они могли “потушить” огонь сами. Звучит просто. Но, как вы уже, наверное, догадались, это не так. Почему? Создание и написание процессов требуют времени, и, наряду с наличными деньгами, время, вероятно, один из ваших дефицитных ресурсов.

Каждый раз, когда вы беретесь исправить ошибку, написать краткое изложение процесса говоря, если проблема X повторится, следуйте инструкциям в чеклисте X. Убедитесь, что каждый сотрудник понимает этот новый процесс. Каждый день новые проблемы возникают – такова природа бизнеса – но, находя время, чтобы описать процесс, вы сэкономите время в будущем. Потому что вы не должны быть постоянно в процессе исправления одной и той же проблемы. Вместо этого, у вас появится время для обработки и устранения новых. Как результат, постоянное состояние улучшения, которое является основополагающим для успеха.

Начните с “жесткого” материала.

К этому моменту вы, вероятно, (и правильно), думаете, что все нуждается в описании процессов. С чего начать?

Начните, с упором на те действия и проблемы, которые, если обрабатываются неправильно, могут нанести наибольший вред для вашего бизнеса. Эти проблемы, обычно, связаны с продукцией или услугами, взаимодействием с клиентами, вопросами репутации торговой марки, закупками или финансовыми вопросами. Вы можете иметь 20 “пожаров”, которые нуждаются в “тушении”, но вы можете установить приоритет, сосредоточив внимание на тех, которые могут иметь наибольшее влияние на ваш бизнес, в первую очередь.

Создайте списки для важных задач.

Вы должны иметь не только записи процессов для решения проблем, которые произошли в прошлом. Вы также должны вести критический контроль функционирования вашего бизнеса. Например, как открыть офис; как закрыть офис, чтобы ничего не забыть отключить; что делать в чрезвычайной ситуации; что делать, если работник не явился на работу и т.д.

Для некоторых ситуаций может потребоваться чеклист или системное описание процесса, который также объясняет, чего НЕ делать в этой ситуации. Например, чего НЕ следует делать при приближении неудовлетворенного клиента или чего НЕ делать в качестве работника, если в соседнем офисе неприятности.

Устранить единичные точки отказа.

Процессы играют важную роль в растущем бизнесе по другой причине: вы не хотели бы оказаться в точке отказа. Что это такое? Убедитесь, что у вас все находится в режиме резервного копирования. Работе каждого сотрудника должен быть обучен, по крайней мере, один дополнительный сотрудник, чтобы он или она немедленно включиться в работу, если кто-то не приходит на работу из-за болезни, семейных проблем или непредвиденных обстоятельств.

Вам нужен этот вид “страховки” на ежедневной основе. Как владелец, вы уже достаточно чувствуете себя в бизнесе, как в своей тарелке. Вы не можете обременять себя необходимостью вмешиваться и отвечать на телефоны весь день, если ваш секретарь болен. Когда каждый сотрудник обучается делать две работы, бизнес не имеет ни единой точки отказа. Это помогает сохранить домашний бизнес работающим плавно, и уменьшает стресс у вас и у ваших ваших сотрудников.

Обновляйте процессы по мере необходимости.

Формирование процессов – не одноразовое задание. Другими словами, вы не можете провести день в офисе, описав процессы, а затем никогда не возвращаться к ним снова. Во-первых, невозможно за раз создать процесс, который охватывает все возможные случаи. Чтобы оставаться эффективным, процессы должны быть обновлены и усовершенствованы по ходу их использования.

Во-вторых, по мере роста бизнеса, как показывает вышеупомянутое исследование, вам понадобится различные и более сложные процессы для обработки большего объема и больше людей для этого. Это может потребовать дополнительного технологического обеспечения, чтобы сохранять лучшие записи и создавать информацию быстрее. Это поможет управлять ошибками (отклонениями) более быстро и эффективно.

Использование таких сервисов, как Битрикс, могут в том очень сильно помочь

Расписание “внепожарного” времени.

Стратегическое мышление или мышление на  макро-уровне о том, как развить бизнес, отличается от мышления тактического и быстрого реагирования на более насущные потребности бизнеса. Несколько предпринимателей подчеркнули необходимость выделения времени, чтобы уйти от бизнес рутины на время и думать, на свежую голову, о долгосрочных потребностях бизнеса.

Эти предприниматели объяснили, что в то время, как на работе, ежедневное “поле битвы” и принятие решений, часто мешали думать широко и стратегически. Поэтому рождалась необходимость выделить время, чтобы уйти от повседневных потребностей бизнеса и сосредоточиться на макро-видении.

Это установленное время для стратегического бизнес-мышления некоторые называют “внепожарное время.” Трудно думать стратегически, когда вы тушите “пожары”, даже “оставляя позади огнетушитель” ежедневно. Таким образом, термин “внепожарное время” означает “давать себе время думать о бизнесе и планах на его будущее, вдали от тушения пожаров”.

Подумайте о создаваемых процессах, как о структурном фундаменте бизнеса, который вы строите. Фундамент здания должен быть сильным, чтобы поддержать здание. И ваши процессы должны быть сильными и эффективными для того, чтобы поддержать ваш бизнес.

Успешные предприниматели постоянно занимаются тушением пожаров, и это не обязательно плохо, пока пожары каждый раз разные и огнетушители – процессы – остаются позади. Когда дело обстоит так, прогресс налицо. Вы создаете хорошо управляемый бизнес с высокими стандартами и качеством исполнения. Это обычно приводит к довольным клиентам и большим успехам.

Для того, чтобы составить вашу правильную стратегию бизнеса, приглашаю вас в свою личную коуч-группу до результата. Заявку можно оставить здесь или, используя контактные данные внизу страницы.